Hansafond Grupp OÜ (edaspidi “meie”) hindab kõrgelt iga oma kliendi (edaspidi „teie“) privaatsust. Selles privaatsusteates selgitame, milliseid andmeid me teie kohta kogume, miks me seda teeme ja mida me teie andmetega teeme.
- Kes me oleme?
- Mis andmeid me teie kohta kogume ja kellelt me neid saame?
- Miks meil teie andmeid vaja on? Mis juhtub, kui te andmeid ei esita?
- Millisel õiguslikul alusel me andmeid töötleme?
- Kellega me teie andmeid jagame?
- Kui kaua me teie andmeid säilitame?
Kes me oleme?
Hansafond Grupp OÜ, registrikood 10722527, asukohaga Dunkri 4/6, Tallinn 10123
Me rakendame vajalikke tehnilisi, füüsilisi ja organisatsioonilisi turvameetmeid, et kaitsta teie isikuandmeid kadumise, hävimise ja omavolilise juurdepääsu eest.
Kui teil tekib privaatsusteates toodud info osas küsimusi, siis võtke meiega ühendust: gm@merchantshousehotel.com
Mis andmeid me teie kohta kogume ja kellelt me neid saame?
Me kogume teie kohta järgmisi andmeid:
- isiklikud andmed: nagu nt ees- ja perekonnanimi, sünniaeg/isikukood
- kontaktandmed: nagu nt elukoha aadress, telefoninumber, e-posti aadress
- külastajakaardi andmed: need on turismiseaduses nõutud andmed majutusettevõtte külastaja kohta – nt kodakondsus, külastajaga koos majutatava abikaasa ja alaealise nimi, sünniaeg ja kodakondsus, majutusteenuse osutamise aeg, jne
- krediitkaardi andmed: nagu nt kaardi number, omaniku nimi, kehtivusaeg
- turvakaamera salvestised – juhul kui külastate meie majutusasutust või muid ruume, kus asuvad turvalisuse kaalutlustel video või muud elektroonilised või digitaalsed jälgimissüsteemid või seadmed
Üldjuhul saame andmed otse teilt, kui teete broneeringu või päringu meie veebilehe kaudu, telefoni või e-maili teel või ostate teenuseid otse, meie juurde kohale tulles.
Samuti edastavad teie andmeid meile reisiettevõtjad, broneerimisettevõtjad ning muud majutusteenuse vahendamisega tegelevad isikud, kellelt olete majutuse ja/või muud teenused meie juures tellinud. Juhul, kui me ei ole andmeid saanud otse teilt esitame privaatsusteate teile esimesel võimalusel peale andmete saamist.
Miks meil teie andmeid vaja on? Mis juhtub, kui te andmeid ei esita?
Kasutame teie andmeid teie poolt tellitud majutus- ja/või muude teenuste osutamiseks, samuti meie tegevust reguleerivate seadustega meile pandud kohustute täitmiseks ning üldistel ärilistel eesmärkidel, nagu näiteks:
- isiklikud andmed – neid andmeid vajame teie isikusamasuse tuvastamiseks, mis omakorda on oluline, et tagada teenuse osutamine isikule, kes selle tegelikult tellis
- kontaktandmed – neid andmeid vajame teiega ühenduse võtmiseks. Eelkõige võtame ühendust telefoni või e-posti vahendusel, kuid teatud juhtudel võib olla vajalik ka elukoha aadressi kasutamine (nt juhul, kui muude sidevahendite kaudu ühendust ei saa).
- külastajakaardiandmed – neid andmeid on meil kohustus küsida turismiseadusest tulenevalt. Eesmärgiks on ära hoida ohtu, mis võib peituda näiteks illegaalses immigratsioonis.
- krediitkaardi andmed – neid andmeid vajame juhul, kui tulenevalt meie majutusteenuse lepingust on meil õigus teie krediitkaardilt kinni pidada teatud summa teie poolt tellitud teenuste eest tasumiseks või tehtud kulutuste hüvitamiseks.
- andmed isiklike eelistuste kohta – kui me neid andmeid küsime või kui te omal valikul meile selliseid andmeid avaldate, siis kasutame neid selleks, et osutada teile paremat, teie soovidest ja huvidest lähtuvat teenust.
Kui te meile külastajakaardiandmeid ei esita, siis ei ole meil võimalik teile majutusteenust osutada.
Millisel õiguslikul alusel me teie andmeid töötleme?
Teie andmete töötlemisel tugineme erinevatele õiguslikele alustele:
- vajadus luua teiega lepinguline suhe või täita teiega sõlmitud lepingut
- teie nõusolek – kui tugineme isikuandmete töötlemisel teie nõusolekule, siis teadke, et teil on õigus igal ajal oma nõusolek tagasi võtta
- vajadus täita meile seadusega pandud kohustusi (nt külastajakaardi täitmine ja säilitamine 2 aasta jooksul)
- vajadus teostada meie õigustatud huvisid, sh ettevõtte juhtimine ja üldise äritegevuse elluviimine; seaduserikkumiste ja pettuste avastamine
- vajadus kaitsta teie või mistahes teise inimese elulisi huvisid (nt avaldades teie andmed õnnetusjuhtumi korral kiirabitöötajale)
- muul seadusega lubatud alusel.
Kellega me teie andmeid jagame?
Me ei jaga teie poolt meile usaldatud andmeid, väljaarvatud piiratud juhtudel, mida on kirjeldatud allpool ja juhul, kui see on selles privaatsusteates kirjeldatud eesmärkide saavutamiseks vajalik:
- Teenusepakkujad: nagu mitmed teised firmad võime tellida andmete töötlemise teenuseid usaldusväärsetelt kolmandatelt teenusepakkujatelt, näiteks IT ja konsultatsiooniteenuseid;
- Avaliku võimu organid ja valitsusasutused: me võime jagada andmeid asutustega, kui me oleme seadusega kohustatud andmeid jagama või andmete jagamine on vajalik meie õiguste kaitseks;
- Professionaalsed nõustajad ja muud: me võime jagada teie andmeid professionaalsete nõustajatega nagu audiitorid, advokaadid, raamatupidajad ja muud nõustamisteenust pakkuvad isikud;
- Kolmandad isikud seoses ettevõtte tehingutega: Aeg-ajalt võime jagada teie andmeid kolmandate isikutega korporatiivse tehingu, näiteks ettevõtte või selle osa müügi raames teisele ettevõttele. Samuti ettevõtte ümberkorraldamise, ühisettevõtte loomise, ühinemise või muul viisil ettevõtte vara või aktsiate ümberpaigutamise raames.
Juhul kui jagame teie andmeid ülaltoodud isikutega, siis tagame teie andmete kaitse meie ja sellise isiku vahel sõlmitavas andmetöötluslepingus.
Me ei säilita ega saada teie isikuandmeid väljaspoole Euroopa majanduspiirkonda ega riikidesse, mille kohta ei ole direktiivi 95/46/EÜ artikli 25 lõike 6 või selle järglasdokumendiks oleva määruse (EL) 2016/679 artikli 45 lõike 1 alusel kaitse piisavuse otsust tehtud.
Kui kaua me teie andmeid säilitame?
Säilitame teie andmeid niikaua kuni see on vajalik erinevate andme töötlemise eesmärkide täitmiseks.
Ettevõte lähtub isikuandmete säilitamisel järgmistest kriteeriumidest:
- nii kaua kui on vaja isikuandmeid säilitada selleks, et pakkuda oma teenuseid
- kui isikul on ettevõtte juures kliendikonto või kliendikaart, siis säilitame isikuandmeid terve konto/kaardi aktiivsusaja või nii kaua kui neid on vaja isikule teenuste osutamiseks
- kui ettevõttel on seadusest tulenev, lepinguline või muu sarnane kohustus isiku andmete säilitamiseks, siis seni kuni on vajalik sellise kohustuse täitmiseks
- peale lepingulise suhte lõppemist säilitame teatud andmeid nii kaua, kui kaua on isikul (andmesubjektil) või ettevõttel endal õigus esitada lepingu alusel nõudeid teise poole vastu
Näiteks, külastajakaardi andmeid säilitame turismiseaduse nõuete kohaselt 2 aastat alates kaardi täitmisest. Krediitkaardiandmeid säilitame ainult niikaua kuni meievahelise majutusteenuse lepingu nõuetekohase täitmiseni.
Kui olete meile andud nõusoleku otseturustusmaterjalide edastamiseks, siis säilitame teie kontaktandmeid seni kuni olete nõusoleku tagasi võtnud.
Millised on teie õigused seoses oma andmetega?
Teil on andmesubjektina järgmised õigused:
- Õigus andmetega tutvuda – teil on õigus teada, milliseid andmeid teie kohta säilitatakse ja kuidas neid töödeldakse.
- Õigus andmete parandamisele – teil on õigus nõuda oma isikuandmete parandamist, juhul kui need on ebaõiged.
- Õigus andmete kustutamisele („õigus olla unustatud“) – teil on teatud juhtudel õigus nõuda, et me teie isikuandmed kustutaksime (nt kui meil ei ole neid enam vaja, te võtate tagasi meile andmete töötlemiseks antud nõusoleku, jne).
- Õigus töötlemise piiramisele – teil on teatud juhtudel õigus keelata või piirata oma isikuandmete töötlemist teatud ajaks (nt kui olete esitanud vastuväite andmetöötluse osas).
- Õigus esitada vastuväiteid – konkreetsest olukorrast lähtuvalt on teil õigus esitada oma isikuandmete töötlemise osas vastuväiteid kui teie andmete töötlemine toimub meie õigustatud huvist lähtudes või avalikust huvist lähtudes. Otseturunduse eesmärgil isikuandmete töötlemisele võib esitada vastuväiteid igal ajal.
- Andmete ülekandmise õigus – teil õigus nõuda enda poolt meile edastatud andmete ülekandmist endale masinloetaval kujul. Võite nõuda andmete ülekandmist ka otse teisele vastutavale töötlejale, kuid seda ainult juhul, kui see on tehniliselt teostatav. Ülekandmise õigus kehtib ainult nende andmete puhul, mida me töötleme teie nõusoleku alusel või teiega sõlmitud lepingu täitmiseks.