Tietosuojatiedote

Hansafond Grupp OÜ (jäljempänä “me”) arvostaa jokaisen asiakkaan (jäljempänä „sinä“) yksityisyyttä. Tässä tietosuojatiedotteessa kerromme, minkälaisia tietoja me sinusta keräämme, miksi sitä teemme ja mitä sinun tiedollasi teemme.

1. Kuka olemme?
2. Minkälaisia tietoja me sinusta keräämme ja keneltä me ne saamme?
3. Miksi tarvitsemme sinun tietojasi? Mitä tapahtuu, jos et esitä tietojasi?
4. Millä oikeusperustalla käsittelemme tietojasi?
5. Kenen kanssa jaamme tietojasi?
6. Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

 

Kuka olemme?

 

Hansafond Grupp OÜ osakeyhtiö, rekisteritunnus 10722527, kotipaikka Dunkri 4/6, Tallinn 10123
Toteutamme vaatimusten mukaiset tekniset, fyysiset ja organisatoriset suoja- ja turvallisuustoimet sinun henkilötietojen suojaamiseksi tuhoamiselta, häviämiseltä ja luvattomalta käytöltä.
Jos sinulla on kysyttävää ilmoituksessa annetuista tiedoista, ota meihin yhteyttä: gm@merchantshousehotel.com

 

Minkälaisia tietoja me sinusta keräämme ja keneltä ne saamme?

 

Keräämme sinusta seuraavia tietoja:

• henkilötiedot: esimerkiksi etu- ja sukunimi, syntymäaika/henkilötunnus
• yhteystiedot: esim. asuinpaikan osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• vierailukortin tiedot: nämä ovat matkailulain edellyttämät tiedot majoituspaikan vierailijasta – esim. kansalaisuus, vierailijan puolison nimi, alaikäisen lapsen nimi, syntymäaika ja kansalaisuus, majoituspalvelun suorittamisen aika jne.
• luottokortin tiedot: esim. kortin numero, omistajan nimi, viimeinen voimassaolopäivä jne.
• turvakameran tallenteet – jos vierailet majoitusyhtiössämme tai muissa tiloissa, jossa on turvallisuussyistä video- tai muut elektroniset tai digitaaliset seurantajärjestelmät tai -laitteet.

Yleensä saamme tiedot suoraan sinulta, jos teet varauksen verkkosivustollamme, puhelimitse tai sähköpostitse tai ostat palveluja suoraan paikan päältä.
Sinun matkatiedot lähetettävät meille myös matkatoimistot, varauspalveluyritykset ja muut majoituspalvelujen välittäjät, joilta olet varannut meidän majoituksen ja / tai muut palvelut. Jos emme ole saaneet tietoja suoraan sinulta, lähetämme sinulle tietosuojatiedot mahdollisimman pian tietojen vastaanottamisen jälkeen.

 

Miksi tarvitsemme sinun tietojasi? Mitä tapahtuu, jos et esitä tietojasi?

 

Käytämme seuraavia tietojasi tilattujen majoituksen ja / tai muiden palvelujen tarjoamiseksi, meidän lainmukaisten velvoitteiden täyttämiseksi ja yleisten liiketoimien tarkoitukseen:

• henkilökohtaiset tiedot – näitä tietoja tarvitsemme sinun henkilöllisyyden tunnistamiseen, että olisi taattu palvelujen tarjous henkilölle, joka sen varsinaisesti on tilannut.
• yhteystiedot – näitä tietoja tarvitsemme yhteydenotoksi sinun kanssa. Ensinnäkin otamme sinuun yhteyttä puhelimitse tai sähköpostilla, mutta joissakin tapauksissa voi myös olla tarpeen käyttää asuinpaikan osoitetta (esimerkiksi jos muilla viestintävälineillä emme saa sinuun yhteyttä).
• vierailukortin tiedot – näitä tietoja velvoittaa meitä kysymään matkailulaki. Tavoitteena on estää salakuljetuksen mahdollisuus esimerkiksi laittomassa maahanmuutossa.
• luottokortin tiedot – näitä tietoja tarvitsemme silloin, jos sopimuksen mukaisesti meillä on oikeus veloittaa luottokortiltasi tietty summa palvelujen maksamiseksi tai aiheutuneiden kulujen korvaukseksi.
• Henkilökohtaiset mieltymykset – jos pyydämme näitä tietoja tai jos itse kerrot niistä meille, käytämme niitä voidakseen tarjota sinulle paremman palvelun, joka perustuu sinun toiveisiin ja kiinnostuksiin.

Jos et anna meille vierailukorttisi tietoja, emme voi tarjota sinulle majoituspalveluja.

 

Millä oikeusperustalla käsittelemme tietojasi?

 

Sinun tietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet ovat seuraavat:

• tarve luoda sinun kanssa sopimussuhde tai noudattaa kanssasi tehtyä sopimusta
• Sinun suostumus – jos henkilötietojen käsittelyn perustana on sinun suostumus, pitäisi sinun tietää, että sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa
• tarve täyttää meidän lainmukaisia velvoitteita (esim. vierailukortin laatiminen ja säilyttäminen 2 vuoden aikana).
• tarve täyttää meidän oikeutettuja etuja (esim. yrityksen johtaminen ja yleisen liiketoiminnan toteuttaminen; rikosten ja petosten havaitseminen)
• tarve suojella sinua tai jokaista muuta henkilöä (esim. paljastamalla sinun tiedot ambulanssille onnettomuuden sattuessa)
• muut lakisääteiset perusteet.

 

Kenen kanssa jaamme tietojasi?

 

Emme jakaa antamiasi tietoja, paitsi jäljempänä kuvatuissa rajoitetuissa tapauksissa ja vain silloin, jos tämä on välttämätöntä tässä tietosuojatiedotteessa kuvattujen tavoitteiden saavuttamiseksi:

• Eri palvelujen tarjoajat: kuten monet muutkin yritykset, voimme tilata tietojenkäsittelypalveluja luotettavilta kolmannen osapuolen palveluntarjoajilta, esimerkiksi IT- ja konsultointipalvelut;
• Julkisen vallan virastot ja julkiset laitokset: voimme jakaa tietoja viranomaisten kanssa, jos meillä on lailliseen velvollisuus jakaa tietoja tai tietojen jakaminen on välttämätöntä meidän oikeuksien suojelemiseksi;
• Ammattitaitoiset neuvonantajat ja muut alan ammattilaiset: voimme jakaa tietojasi ammatillisten neuvonantajien, kuten tilintarkastajien, lakimiesten, kirjanpitäjien ja muiden neuvontapalveluja tarjoavien ammattilaisten kanssa;
• Yrityksen liiketoimien kolmannet osapuolet: joskus voimme jakaa tietojasi kolmansien osapuolten kanssa, se voi liittyä meidän yrityskauppaan, esimerkiksi yrityksen tai sen osan myynti toiselle yritykselle, yrityksen rakenneuudistus, yhteisyrityksen perustaminen, yritysfuusio tai muut tapaukset, esimerkiksi yrityksen varojen tai osakkeiden luovuttamiseen yhteydessä.

Jos jaamme tietojasi edellä mainittujen osapuolten kanssa, varmistamme tietojesi suojan meidän ja tämän henkilön välisessä tietojenkäsittelysopimuksessa.
Emme säilytä eikä luovuta sinun henkilötietoja Eurooppaan Talousalueen ulkopuolelle eikä valtioihin, joiden osalta ei ole tehty direktiivin 95/46/EY 25 artiklan 6 kohdan tai sitä seuraavan asetuksen (EU) 2016/679, 45 artiklan 1 kohdan mukaista tietosuojan tason riittävyyttä koskevaa päätöstä.

 

Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

 

Säilytämme tietojasi niin kauan kuin niitä tarvitaan eri tietojenkäsittelyn tavoitteiden saavuttamiseksi.

Yritys noudattaa seuraavia henkilötietojen säilyttämisperusteita:

• näin kauan kun on välttämätöntä säilyttää henkilökohtaisia tietoja palvelujen tarjoamiseksi
• jos henkilöllä on asiakastili tai asiakaskortti, tallennamme henkilötiedot tilin/ kortin käyttöaikana tai niin kauan kuin ne ovat välttämättömiä palvelujen tarjoajalle
• jos yrityksellä on lain tai sopimuksen mukainen tai muu vastaava velvoite säilyttää henkilön tietoja, säilytämme niitä näin kauan, kun se on tarpeellista tämän velvoitteen täyttämiseksi.
• tiettyjä tietoja säilytetään sopimussuhteen päättymisen jälkeen niin kauan kuin henkilöllä (rekisteröidyllä) tai itse yhtiöllä on oikeus esittää toiselle osapuolelle vaatimuksia sopimuksen perusteella.

Esimerkiksi vierailukorttitiedot tallennetaan matkailulain vaatimusten mukaisesti kahden vuoden aikana kortin toteutuksesta. Luottokorttitietoja säilytämme vain meidän välisen majoituspalvelujen sopimuksen asianmukaisen täytönpanon asti.

Jos olet antanut meille suostumuksen suoramarkkinoinnin materiaalin lähettämiseksi, säilytämme sinun yhteystietosi, kunnes olet suostumuksesi perunut.

 

Mikä ovat sinun oikeudet henkilötietojensa käsittelyn osalta?

 

Sinulla rekisteröitynä ovat seuraavat oikeudet:

1. Oikeus saada pääsy tietoihin – sinulla on oikeus tietää, minkälaisia tietoja sinusta säilytetään ja miten niitä käsitellään.
2. Oikeus tietojen oikaisemiseen – sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi oikaisemista, jos ne ovat epätarkat ja virheelliset.
3. Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”) – sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaaita tietojen poistamista (esimerkiksi jos niitä enää ei tarvita, jos peruutat henkilötietojen käsittelyn annetun suostumuksen jne.).
4. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen – sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen tai kieltämiseen tietyksi ajaksi (esimerkiksi jos olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä).
5. Vastustamisoikeus – sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos sinun henkilötietojen käsittely on meidän oikeutetun edun tai yleisen etuun mukaista. Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, on sinulla oikeus milloin tahansa vastustaa käsittelyä.
6. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen – sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet meille toimittanut, koneellisesti luettavassa muodossa. Sinulla on myös oikeus siirtää kyseiset tiedot suoraan toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen soveltuu vain näihin tietoihin, joita käsittelemme sinun suostumuksen perusteella tai sinun kanssasi solmitun sopimuksen velvoitteiden täyttämiseksi.